Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 juillet 2026

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont THE CHATBOT FACTORY, société par actions simplifiée au capital de 9.600 euros, dont le siège social est situé 16, Villa des Nymphéas – 75020 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 789 487 121 (« tolk.ai », « nous »), traite les données à caractère personnel.

Ces données sont traitées dans le cadre de son site internet, de ses formulaires de contact et de ses solutions logicielles, conformément au règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

1. Champ d’application

La Politique s’applique aux traitements de données à caractère personnel pour lesquels tolk.ai agit en qualité de responsable du traitement : la navigation sur le site tolk.ai et l’utilisation de ses formulaires (contact, démonstration), la création et la gestion des comptes des Collaborateurs de nos clients sur la plateforme Genii, ainsi que la gestion de la relation commerciale et de la facturation.

Elle ne s’applique pas aux données traitées pour le compte de nos clients au travers des agents conversationnels qu’ils déploient (notamment le contenu des conversations de leurs propres utilisateurs) : pour ces traitements, tolk.ai agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions décrites à la section 8.

2. Données personnelles collectées

  • Via le site internet et ses formulaires : identité (nom, prénom), coordonnées professionnelles (adresse électronique, téléphone), société et fonction, contenu du message adressé, ainsi que des données de navigation (cf. section 6) ;
  • Via la plateforme Genii (comptes des Collaborateurs de nos clients) : nom, prénom, adresse électronique professionnelle, organisation, identifiants de connexion (mot de passe stocké sous forme chiffrée), journaux de connexion ;
  • Dans le cadre de la relation commerciale : données de contact des interlocuteurs, historique des échanges, données de commande et de facturation.

Nous ne collectons pas sciemment de catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD dans ce cadre, et vous invitons à ne pas nous en transmettre via les formulaires.

3. Finalités d’usage des données

Les données personnelles sont collectées uniquement pour :

  • répondre à vos demandes de contact, de démonstration ;
  • créer et gérer les comptes, fournir et administrer nos services ;
  • facturer, tenir notre comptabilité et gérer les impayés ;
  • adresser des communications de prospection à des interlocuteurs professionnels en lien avec nos activités ;
  • assurer la sécurité de nos systèmes, prévenir la fraude et les abus ;
  • établir des statistiques d’usage sous forme agrégée et anonymisée ;
  • gérer les demandes d’exercice de droits et nos obligations de conformité.

4. Base légale du traitement

Les traitements sont fondés sur :

  • Le consentement de l’utilisateur (formulaires, cookies non essentiels),

  • L’execution pré-contractuelle ou contractuelle;

  • L’intérêt légitime (sécurité, amélioration du service),

  • Le respect d’obligations légales, le cas échéant,

  • Les obligations légales auxquelles nous sommes soumis.

5. Durée de conservation

Les données sont conservées selon les durées suivantes :

  • Données des comptes de la plateforme : durée du contrat (augmentée de la période de réversibilité applicable) ;
  • Données prospects et contacts commerciaux : 3 ans à compter du dernier contact ;
  • Données de facturation et pièces comptables : durées légales de conservation comptable et fiscale ;
  • Journaux de connexion : 12 mois ;
  • Cookies et données de tracking : durées indiquées à la section 6.

6. Cookies

Site vitrine (www.tolk.ai) : Le site peut utiliser des cookies afin d’assurer son bon fonctionnement, de mesurer l’audience et d’améliorer l’expérience utilisateur. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies. La gestion de votre consentement est assurée via Complianz ; vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le gestionnaire de cookies accessible en pied de page.

Widget de chat Genii : Tant qu’aucune interaction n’a eu lieu, le widget ne stocke aucune donnée. Lors de la première interaction, des données techniques sont stockées dans le localStorage du navigateur (état du widget, langue du navigateur, historique des échanges, identifiant de conversation et d’utilisateur). Ces informations ne suivent pas les utilisateurs sur d’autres sites ou onglets.

La plateforme : Elle utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (authentification, sécurité, préférences de session), exemptés de consentement. D’autres traceurs (mesure d’audience, le cas échéant) ne sont déposés qu’avec le consentement utilisateur, recueilli et modifiable à tout moment via le module de gestion des cookies. Le détail des traceurs utilisés, de leurs finalités et de leurs durées figure dans ce module.

7. Destinataires

Les données sont accessibles aux seules équipes habilitées de tolk.ai, dans la limite de leurs besoins, ainsi qu’à nos sous-traitants techniques intervenant pour la fourniture de nos services (hébergement, exploitation, outils internes), dont la liste à jour est publiée au Trust Center accessible à l’adresse https://helpcenter.tolk.ai/trust-center. Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers. Elles peuvent être communiquées aux autorités lorsque la loi l’impose.

8. Hébergement et transferts

Les données sont hébergées en France ou, à titre transitoire et le cas échéant, au sein de l’Union européenne, sur les infrastructures décrites au Trust Center. Aucun transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne n’est réalisé sans la mise en place des garanties appropriées requises par le chapitre V du RGPD.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation. Ces mises en place sont conformes à l’article 32 du RGPD.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, nous notifions les autorités et/ou nos Clients dans les délais prévus par le RGPD.

10. Droits des utilisateurs

Conformément à la réglementation, vous disposez des droits suivants : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité et droit de retirer votre consentement à tout moment.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant notre DPO à l’adresse dpo@tolk.ai. Un justificatif d’identité pourra être demandé en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL sur le site www.cnil.fr)

11. Protection des mineurs

Notre site vitrine (www.tolk.ai) ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans et nous ne collectons pas sciemment, en qualité de responsable du traitement, de données personnelles concernant des mineurs.

12. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites tiers. Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité ou des pratiques de ces sites externes.

13. Notre rôle de sous-traitant pour le compte de nos clients

Lorsque vous dialoguez avec un agent conversationnel déployé par l’un de nos clients sur ses propres interfaces, ce client est responsable du traitement de vos données ; tolk.ai les traite pour son compte, sur ses instructions, en qualité de sous-traitant, dans les conditions de l’accord de traitement des données accessible à l’adresse : https://www.tolk.ai/legal/dpa.

Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous à ce client ; toute demande qui nous parviendrait directement lui sera transmise sans délai.

Dans ce cadre, les données ne sont utilisées ni pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni communiquées à d’autres clients ou à des tiers autres que les sous-traitants nécessaires au service.

Plus d’informations : https://www.tolk.ai/legal/politique-confidentialite-genii

14. Modification de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. La version en vigueur est celle publiée sur cette page.